接待访问团(会议接待方案)-ag8亚洲国际集团
1.会议接待方案
接待方案 一、接受任务 任务通常通过传真、电话、领导批示或口头安排等形式下达。
二、掌握信息 了解客人基本情况，包括人数、姓名、性别、民族、年龄、职务、抵离时间、活动内容、生活习惯和其他要求等。 三、拟定接待方案 根据客人来校目的、活动时间和领导要求等拟订接待方案。
接待方案一般由日程安排和食宿行安排两部分组成，日程安排包括活动时间、活动地点、活动内容、参加人员、活动承办部门和责任人任务分工等；食宿行安排包括客人姓名、性别、民族、职务、驻地房间号、乘车号和用餐地点等。 在制定接待方案的同时，要预先联系预留接待任务需要的客房、餐厅、会议室等，以保证方案制定后可以得到落实。
四、方案送审 将制定好的接待草案分送各接待主管领导及相关领导审阅、修改、定稿。 五、制作接待手册 重要接待任务，要在制定接待方案的基础上，印制接待手册。
手册中除接待方案中包括内容外，应增加鹤岗市情、参观考察点简介、行进路线和工作人员通讯方式等内容。 六、安排落实任务 接待方案确定后，利用协调会等形式及时将方案分送有关领导和相关责任部门，按照各自分工落实工作任务。
同时，通知有关单位配合，依情况共同做好以下接待准备工作。 （一）交通方面：落实前导、后卫车辆，收费站放行，车辆安检、卫生消毒及车辆编号标签制作（大型团），沿途道路保洁、亮化（夜间）、喷泉开放，订购返程车票等事宜。
（二）驻地方面：做好保卫和信访接待工作，；通知驻地宾馆根据需要做好以下工作：1、通道畅通。2、楼体亮化。
3、欢迎条幅悬挂。4、安排迎宾员。
5、安排专用电梯。6、准备行李车。
7、检查客房水、电、空调、有线电视、电话（是否需要加密）、卫生间设施及有无异味。 8、客房内报纸、鲜花、果盘、香烟、饮品、浴品、生活用品（托鞋、枕头）配备。
9、客房空调提前开放，确保温度适宜。10、客房门提前打开，准备好房卡。
（三）用餐方面：通知就餐地点客人民族、饮食习惯、就餐人数、用餐标准，并提前确定菜谱送主管领导审定。 餐厅空调提前开放，根据需要摆放餐牌、菜牌，掌握好上菜时间，做好餐间服务。
（四）会议方面：根据参加人员数量或会议形式安排适当的会议室，告知会议承办方做好会标悬挂、参会人员指示板、会议室鲜花、果盘、香烟、饮品、手巾帕、话筒等准备工作；会议室空调提前开放；提前做好名牌摆放、材料袋（笔、本）分装等工作；做好会间服务工作。 七、迎接 一般应根据客人身份、职务、来我校的等综合因素考虑由相应领导、部门领导或职务相应人员迎接。
接待工作人员应准确了解客人所乘交通工具的车次、路线及抵达时间。迎接前再次提醒参加领导、有关人员迎接时间、地点、方式。
根据天气情况准备好雨具、雨靴、棉大衣等防护用品，适时发放接待手册。 八、参观考察 工作参观考察由对口业务部门负责安排，接待人员具体负责做好相关衔接工作。
重点应放在安排旅游景点参观活动方面，根据需要提前准备凉帽、雨具、毛巾、饮品、应季药品等，活动中根据项目安排提醒客人注意事项，活动结束时组织乘车、清点人数，及时与驻地工作人员联系告知进入驻地大体时间。 九、送行 客人离开，应根据需要安排送行。
送行地点可以视情灵活作出安排，既可以到车站、收费站、两市交界处，也可在客人驻地送别。送别前再次提醒参加领导、有关人员送行时间、地点、方式，为客 人准备行程中用品。
十、总结 一批任务结束后，应根据任务的重要程度，及时做好资料收集整理和信息反馈，确认核实接待费用，并认真总结经验。 。
2.如何成功地接待宴会
一个宴会的举办过程中最容易也是最重要的一环就是保证宴会本身的质量，这和餐厅的环境、菜品的质量有很大的关系，但是随着客人精神需求的层次越来越高，无论如何，精心准备和策划已经成为宴会接待成功的新的前提。
宴会的策划是以丰富的想象力为基础的。敏锐的触觉和丰富的想象力是筹划一场成功盛宴的必要条件。
筹办一场既让主办方满意，又能吸引宾客的盛宴能给酒店带来更高的利润以及更多的商机。好的策划必须围绕一定的主题。
这个主题不是依靠餐厅的喜好而做出的，而是必须与来宾团体或公司的气质相协调。比如说，一个烟草公司的答谢宴会，可能餐厅选择烟盒形状的主题餐台，在主要的位置饰以雪茄烟，可能效果会比司空见惯的鲜花效果要好；同样一个手机公司的宴会，围绕手机的主题也会较一般的主题给客人留下更深刻的印象。
很多小的装饰造价很低但却能起到画龙点睛的作用，例如一个以“江南·春天”为主题的宴会，在墙上饰以渔网，错落有致的挂上贝壳，餐台上改成铺蓝印花布的桌布，上面不放惯常的鲜切花，而是放了一个惠山泥人，令客人拍掌叫绝。成功的晚宴需要有特色，要能够超乎常人想象。
别出心裁是很重要的。这就需要在宴会的安排和烹饪的风格上下功夫了。
必须重视所有的细节。很重要的是餐前的沟通，包括：1、核对宴会接待的人员和任务以及更重要的他们对他们自己的任务是否明确；2、走场预演的时间，每个人员如何行进，行进的通路如何更加合理以避免和客人发生更多的交叉；3、物料的准备，需要强调的是客人预定的同一品牌的酒水会不会因客人人数的临时增加而出现不够的情况，这会令客人大为扫兴；4、预测问题并提供每一个接待人员以ag8亚洲国际集团的解决方案，例如天气发生变化等因素；5、相关的协调部门的工作时间表，往往一个环节衔接不上，就会制约所有环节的准备工作；6、菜品的盛器要超凡脱俗，紧扣主题，不能所有的主题都用同样的盛器。
所有的餐前策划需要一个宴会前的沟通会议予以进一步的明确。这也是通常的做法，但是很多餐厅面临着餐前会的效用比较低下的问题。
这和餐前会的形式有很大关系，建议使餐前会的形式多样并起到活跃员工的作用，例如大家一起唱一首快节奏的歌，互相击掌或者围起圈来握手鼓励，或者主持会议者提问有关宴会准备工作的问题，让员工回答，都是行有实效的办法。总之，要想使宴会接待更为流畅，就要在宴会的策划和餐前沟通工作上予以进一步的提升，以保障宴会的成功。
3.如何接待与会者的陪同人员
与会者陪同人员的接待也是会议策划者不能忽略的问题。
对陪同人员的特别收费应该包括他们所有活动的费用，但是如果允许他们参加正常的会议，那么收费标准应该和与会者相同。特别的陪同人员活动安排可能包括一些会议的活动（餐饮、宴会、招待会等），应进行相应的收费。习惯的做法是将这些费用包括在整体收费中，这样陪同人员可以在会议过程中和与会者得到相同的门票。
陪同人员的登记方式可以和与会者的登记方式相同。会议应该鼓励陪同人员在注册区填写表格， 让他们觉得自己是会议的一分子。
同时，会议还应该为他们提供和与会者名卡颜色不同的名卡。
如果陪同人员较多，条件许可，会议可以根据陪同人员的类型和兴趣安排一些特殊活动，如健身活动、购物活动、游览观光活动、参观活动、小型社交活动等。
另外，如果没有组织特殊活动，会议可以为陪同人员设立独立的活动室，一方面可以减少他们因与会者出去开会带来的孤独感，另一方面也便于管理。
当与会者带同伴参加会议，却又没有将其登记为陪同人员时，情况就比较微妙。
谨慎的做法是置之不理，通常是个好办法，因为他们中大多数人都没有希望的带关注，否则的话，他们就会登记为陪同人员了。
然而，有时候没有登记的陪同人员也希望参加一些需要佩带名卡才能参加进入的活动，如参观、展览等。没有登记的陪同人员一般可以买票参加一般的活动，但是出席全体大会就有问题了。如果会场足够大， 可以将他们安排在二层看台或其他不拥挤的地方， 但是具体情况很难估计。如果可以允许他们不佩带名卡进入会场， 那么与会者在当地的朋友或对发言人感兴趣的当地市民也可能进入会场。
不过，为管理方面，建议所有会议都应该对没有登记的陪同人员作出相应的规定。
