合同归档(合同归档管理)-ag8亚洲国际集团

1.合同归档管理

一、合同档案的收集

合同档案收集难是一个普遍现象。这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关。从办理程序看，在一个法人单位，不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办，甚至每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节；从合同成立看，合同送交所有责任方签署完毕后方才成立，流程多周期长。受内外因素的影响，合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象，从而给档案部门的收集工作带来一定困扰，直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。

如何解决这一问题呢？ 关键在于抓住合同流转的中心环节。按照《合同法》第32 条规定：“采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”而依目前国内惯例，合同签订成立基本以签订方盖章为准（签订方皆为自然人除外） 。可见，盖章环节是合同档案收集的关键。如果在合同用印环节即注意对合同进行编号登记，作为追索合同文本的凭据，有助于提高合同收集归档率。

对一个全宗单位而言，较为科学有效的方式是实行统一格式的合同审批单。审批单记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息，由合同经办部门填写，附合同文本一并办理审批流转（一式三联，格式如下） 。待合同签署成立后，第一联供档案部门作为合同审批材料，与合同文本一并归档；第二联存财务部门，作为记账凭证；第三联可由合同部门作为专项资料保留。在合同用印阶段，文书部门（或档案部门） 直接在合同审批单编号，并留下第一联备案存查，督促合同经办部门在合同正式签署完毕后及时办理移交归档手续。使用合同审批单既可以真实直观地反映出每一份合同形成的全过程信息，又使得合同管理流程更加规范严谨。采用这一方式，并通过制定配套的合同管理和移交制度，则合同档案的归档率得以有效保证，有助于从根本上解决合同档案收集难的现象。

2.合同归档管理办法

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合同归档管理制度

1.目的

为进一步规范、加强公司各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。

2.适用范围

适用于公司各类合同的管理。

3.职责

3.1行政人事部是本制度制定及监督的责任部门；

3.2各部门是本制度执行的责任部门。

4.合同分类管理

合同分类|管理部门|备注|

（客户）商务类|行政人事部|存档文件为原件|

（供应商）商务类|行政人事部|

技术类|行政人事部|

（客户）保密类|行政人事|

质量类|行政人事部|

人事类|行政人事部|

其他|行政人事部|

5.合同编号

6.5.1编号规则

hsne—xxxx—x—xxxx

文件编号

企业代码年份 流水号

5.2文件编号

sw|商务合同|zl|质量协议|

js|技术协议|bm|保密协议|

qt|其它|

7.归档管理

8.6.1各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经公司领导审批签订并履行完后，合同签订部门将原件送至保管部门进行存档保管，（如有多余件，合同签订部门自行保管一份）；

6.2原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理，同时发一份给业务经办部门；

6.3电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目录；

6.4市场营销部的各类合同（非人事类），由销售管理科统一编号、保管，电子目录发送文件归档部门备份。

3.公司合同存档办法

可以按照合同编号，合同类别进行存档。

第三十九条 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。

第四十条 业务部门、财务部门应当根据所立合同台帐，按公司的要求，定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况，由法律顾问据此统计合同订立和履行的情况，并向总经理汇报。

第四十一条 各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理，由法律顾问确认后交档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。

第四十二条 公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入公司对员工和部门的工作成绩考核范围。

4.合同档案归档期限的界定,交接及整理要求

第一条 为便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

第二条 本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。第三条 各级档案行政管理部门依照企业资产关系分别负责对企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进行业务指导和监督。

第四条 企业文件材料归档范围是： （一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料。 （二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料。

（三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料。 （四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。

第五条 企业下列文件材料可不归档： （一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料； （四）所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料； （五）其他不需归档的文件材料。第六条 凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第七条 企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。第八条 永久保管的企业管理类档案主要包括： （一）本企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的文件材料，本企业董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料。

（二）本企业资产和产权登记、评估与证明文件材料，资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料，对外投资文件材料；本企业资本金核算、确认、划转、变更等文件材料，企业融资文件材料。 （三）本企业关于重要问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及其复函、批复，有关机关和上级单位制发的需本企业办理的重要文件材料，行业协会、中介机构等对本企业做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料，本企业与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料。

（四）本企业发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结文件材料，内部管理制度、规定、办法等文件材料。 （五）本企业机构演变，人力资源管理的重要文件材料；本企业涉及职工权益的其他重要文件材料；ag8亚洲国际集团的文化建设文件材料。

（六）本企业经营管理工作的重要文件材料。 （七）本企业生产技术管理工作的重要文件材料。

（八）本企业行政管理工作的重要文件材料。 （九）本企业党群工作的重要文件材料。

（十）新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道。 （十一）有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来宾到本企业检查、视察、调研、参观时的讲话、题词、批示、录音、录像、照片及企业工作汇报等重要文件材料；本企业参与国家和社会重大活动的重要文件材料，本企业职工参加省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料。

（十二）本企业直属单位、所属、控股、参股、境外企业和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等文件材料。第九条定期保管的企业管理类档案主要包括： （一）本企业资本金管理、资产管理的一般性文件材料，本企业涉及职工权益的一般性文件材料。

（二）本企业部门工作或专项工作规划，半年、季度、月份计划与总结等文件材料。 （三）本企业召开会议、举办活动的一般性文件材料，发布的一般性公告。

（四）本企业经营管理工作的一般性文件材料。 （五）本企业生产技术管理工作的一般性文件材料。

（六）本企业行政管理工作的一般性文件材料。 （七）本企业党群工作的一般性文件材料。

（八）本企业关于一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上级主管单位的复函、批复，有关机关和上级主管单位、行业协会制发的需本企业贯彻执行的一般性文件材料和对本企业出具的一般性证明文件，本企业与其他单位和个人形成的一般性合同、协议文件材料。 （九）直属单位、所属和控股企业。